Datenschutzerklärung

Notare sind Träger eines öffentlichen Amtes und nehmen als solche hoheitliche Aufgaben wahr. Diese den Notaren übertragenen Aufgaben liegen somit im öffentlichen Interesse. Personenbezogene Daten werden von uns gespeichert und verarbeitet, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Notare sind gem. § 18 BNotO zur Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt aber nicht nur für den Notar, sondern auch für seine Mitarbeiter und vom Notar sonst beauftragte Dienstleister (diese werden ebenfalls gesondert verpflichtet).

1. Wer ist verantwortlich für Ihre Daten?

Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten trägt der Notar:

Notar Dr. Dr. Matthias Damm, Pflugfelder Straße 22, 71636 Ludwigsburg, Tel: 07141-258770, Fax: 07141-2587790, E-Mail: datenschutz@notar-damm.de

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken erhoben?

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, mit uns in Kontakt zu treten. Die personenbezogenen Daten, die Sie uns in diesem Zusammenhang übermitteln, werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer jeweiligen Anfragen verwendet. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf Grundlage Ihrer jeweiligen Einwilligung.

Letztlich verarbeiten wir (der Notar und seine Mitarbeiter) personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder durch von Ihnen beauftragte Dritte (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B. Daten zur Person (Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand etc.); im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer, Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse; bei Grundstücksverträgen: Ihre steuerliche Identifikations-Nummer; in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen; in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten. Außerdem werden Daten aus öffentlichen Registern verarbeitet, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, e bzw. f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit den Bestimmungen des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg.

3. Verwendung von Bing Maps

Wir verwenden Bing Maps von Microsoft auf unserer Webseite. Beim Nutzen dieses Service erklären Sie sich damit einverstanden, dass Daten gemäß der Bing Maps Nutzungsbedingungen (https://www.microsoft.com/en-us/maps/product/terms) verarbeitet werden. Sofern Sie die Karte nutzen, z.B. durch Anklicken unserer dort aufgeführten Standorte, erfassen wir von Ihnen keinerlei Daten. Ggf. erfasst jedoch das Unternehmen Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA im Rahmen von BING Maps personenbezogene oder personenbeziehbare Daten. Wir können nicht beeinflussen, welche Daten Microsoft mit BING Maps erfasst, noch wie Microsoft diese verarbeitet und auswertet. Bitte beachten Sie deswegen die Nutzungsbedingungen für BING Maps, abrufbar unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement/.

4. Wann werden Daten an Dritte weitergegeben und wenn ja, an wen?

Ihre Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weitergegeben, wenn dazu eine Verpflichtung durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung besteht (z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist der Notar u.U. zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder Aufsichtsbehörden verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen).

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten ins Ausland findet nur auf Wunsch der Urkundsbeteiligten statt oder wenn ein Urkundsbeteiligter im Ausland ansässig ist.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert bzw. aufbewahrt?

Personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn ihre Kenntnis für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen eine längere Speicherung vorschreiben.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen:

  • 100 Jahre: Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle, Urkundensammlung, gesondert verwahrte Erbverträge
  • 30 Jahre: Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten
  • 7 Jahre: Nebenakten, wobei im Einzelfall oder für bestimmte Geschäfte durch den Notar eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen werden kann

Nach Ablauf der Sperrfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern der Notar nicht nach Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist.

6. Welche Rechte stehen Ihnen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf., wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden.

Mit Beschwerden über die Datenverwendung durch uns können Sie sich und die anderen betroffenen Personen auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Tel: 0711/6155410, Fax: 0711/61554115 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de